06 55 83 66 76 info@manuelakoelemij.nl

In de jaren na mijn opleiding tot secretaresse (Schoevers), heb ik mij ontwikkeld tot een allround professionele directie-secretaresse en officemanager.

Ik ben werkzaam geweest in zowel commerciële ondernemingen als non-profitorganisaties, zoals brancheverenigingen en onderwijsinstellingen. Ik ben bovendien actief geweest op het gebied van werving en selectie van administratief personeel. Daarnaast ben ik fotograaf. Op al deze gebieden ben ik freelance inzetbaar.

Curriculum Vitae

Naam
Manuela Sophia Koelemij

Roepnaam
Manuela

E-mailadres
informatie@manuelakoelemij.nl

Adres
Jules Vernehof 26, 3446 ZV WOERDEN

Telefoonnummer
06 – 55 83 66 76

Geboortedatum
28 april 1965

Nationaliteit
Nederlandse

Burgerlijke staat
Ongehuwd/samenwonend, 2 kinderen

01/2016 – heden | Koelemij Management Support
Zelfstandig ondernemer

  • Managementondersteuner werkzaam voor EAHSA, The European Association of Homes and Services for the Ageing

09/2015 – heden | KNFG
Hoofd directie- en bestuurszaken

  • Ondersteuning van de directeur op het gebied van secretariële, informatieve en representatieve activiteiten
  • Eerste aanspreekpunt voor de voorzitter KNGF en tweede aanspreekpunt voor de overige bestuursleden
  • Zelfstandig en actief uitzetten en coördineren van diverse activiteiten voor de directeur
  • Actief ondersteunen en een signalerende functie t.a.v. Outlook (zoals screenen mailverkeer)
  • Fungeren als schakel in de communicatie en coördinatie tussen de directeur, directieteam, de leden van het MT en de overige medewerkers van ActiZ
  • Deelname aan het de projectgroep herhuisvesting
  • Deelname aan projectteam reorganisatie
  • Verbetervoorstellen t.b.v. de werkzaamheden van het directiesecretariaat t.a.v. archief, digitaliseren etc.

02/2012 – 09/2015 | ActiZ
Directiesecretaresse, PA

  • Ondersteuning van de directeur op het gebied van secretariële, informatieve en representatieve activiteiten
  • Zelfstandig en actief uitzetten en coördineren van diverse activiteiten voor de directeur
  • Actief ondersteunen en een signalerende functie t.a.v. Outlook (zoals screenen mailverkeer)
  • Fungeren als schakel in de communicatie en coördinatie tussen de directeur, directieteam, de leden van het MT en de overige medewerkers van ActiZ
  • Wekelijks notuleren van het MT-overleg
  • Organiseren van bijeenkomsten/congressen ook internationaal
  • Organiseren van buitenlandse bezoeken aan ActiZ en leden van ActiZ
  • Aanspreekpunt/coördinator internationale activiteiten van de directeur
  • 2e aanspreekpunt voorzitter
  • Verbetervoorstellen t.b.v. de werkzaamheden van het directiesecretariaat t.a.v. archief, digitaliseren etc.

06/2011 – 12/2011 | UMC Utrecht
Office Manager afdeling Interne- en Externe communicatie (tijdelijk tot 1 januari 2012)

  • Opzetten gehele secretariaat
  • Professionaliseren van het secretariaat
  • Functioneel leidinggeven twee secretaressen
  • Opschonen adressenbestanden/invoeren CRM
  • Opzetten netwerkschijf
  • het toezien op en het verder optimaliseren/stroomlijnen van de secretariële en op informatievoorziening gerichte processen en procedures binnen het organisatieonderdeel
  • Opzetten handboek secretariaat
  • Ondersteunen van de communicatiemedewerkers in de breedste zin van het woord

02/2011 – 06/2011 | Alzheimer Nederland
Office Manager (hoofd ondersteuning) a.i. (vanwege zwangerschapsverlof)

  • Leidinggeven aan medewerkers facilitaire dienst
  • Notulist Raad van Toezicht
  • Opzetten toolkit secretariaat
  • Optimaliseren secretaresse-overleg
  • Optimaliseren contractenarchief

05/2010-12/2010 | Flexibility
Carrière-adviseur arbeidsbemiddeling

  • Werving & selectie, uitzenden, arbeidsbemiddeling in ruimste zin van het woord
  • Zzp’er in de regio De Meern/IJsselstein

11/2008-05/2010 | NWO (Nederlands Instituut voor Wetenschappelijk Onderzoek
Hoofd Secretariaat/Stafmedewerker

  • Leidinggeven (coachen) aan het secretariaat (10/11 secretaressen) (junior/medior/senior)
  • het zorgen voor de planning, prioriteitstelling, algemene voortgangsbewaking en de kwaliteit van de dienstverlening en productlevering van het secretariaat
  • het zorgdragen voor instructie en deskundigheidsbevordering van de medewerkers bij
    het gebruik van nieuwe producten, (werk)methodieken en diensten
  • het voeren van personeelsgesprekken met en coachen van medewerkers
  • het voeren van werkoverleg met en het optreden als vraagbaak voor de medewerkers
  • het toezien op en het verder optimaliseren/stroomlijnen van de administratieve en op informatievoorziening gerichte processen en procedures binnen het organisatieonderdeel
  • het organiseren, voorbereiden en maken van een verslag van naar inhoud en samenstelling
    uiteenlopende vergaderingen (ook in internationale context)
  • het vertalen van ideeën/wensen van beleidsmedewerkers met betrekking tot het beheer van projecten naar een efficiënte projectadministratie, het verzorgen van de inrichting van een daarop toegesneden administratief proces en het initiëren/aangeven van verbetermogelijkheden

07/2007-10/2008 | Achmea
Directiesecretaresse

  • Ondersteuning van de directeur en het directieteam op het gebied van secretariële, informatieve en representatieve activiteiten
  • Zelfstandig en actief uitzetten en coördineren van diverse activiteiten voor de directeur
  • Actief ondersteunen en een signalerende functie t.a.v. Outlook (zoals screenen mailverkeer)
  • Fungeren als schakel in de communicatie en coördinatie tussen de directeur en het directieteam en de leden van het MT.
  • Wekelijks notuleren van het directie-overleg en ad hoc het MT-overleg.

12/2000 – 07/2007 | Hogeschool Utrecht
Office Manager bij de Stafdienst Bedrijfsvoering

  • secretaresse van de directeur van SBV (beheer agenda, bewaking van e-mail, postbewaking etc.)
  • het opzetten van het secretariaat
  • het voeren van sollicitatiegesprekken
  • het leidinggeven (coachen) aan het secretariaat (6 secretaressen/managementassistentes)
  • voorzitter van het secretaresse-overleg
  • het houden van voortgangs-, functionerings- en beoordelingsgesprekken
  • het opzetten en bijhouden van een uitgebreid secretaresse handboek
  • het opzetten en bijhouden van het algemeen afdelingsarchief
  • coördinatie bij verhuizingen
  • het organiseren van afdelingsuitjes
  • het notuleren van het PCO-overleg (zijnde faculteitsdirecties, het College van Bestuur, directeur SBV)
  • het bewaken van de notulen/besluitenlijst
  • het ondersteunen van de beleidsmedewerkers

Periode 1984 – 2000

FNV Bouw/redactie | Secretaresse / Directie secretaresse
Fokker Aircraft BV | Secretaresse Marketing Contracten
Zeelandia | Administratief medewerker
Tecso | Typiste / secretaresse
Multivac Benelux BV | Directie secretaresse
Stichting Hout | Typiste
Premier Industrial Holland BV | Directie secretaresse
Vereniging Johannesstichting | Directie secretaresse
Nieuwe Hollandse Lloyd (verzekeringsmij) | Administratief medewerker

1986 – 1987
Toeristisch Management Assistente bij instituut
Schoevers (diploma)

1985 – 1986
Directiesecretaresse bij instituut Schoevers (diploma)

1982 – 1983
VWO (geen diploma)

1977 – 1982
HAVO (diploma)

2010
SEU-diploma

2009
Workshop Leidinggeven aan PROfessionele Ontwikkeling

2009
Cursus Effectieve teksten schrijven voor beleidsondersteuners (Nederlands)

2009
Cursus Effectieve teksten schrijven voor beleidsondersteuners (Engels)

2006
Sharepoint Content Management

2004/5
Praktisch Leidinggeven (vervolg) nov-dec-jan-maart

2003
Bedrijfshulpverlener Commandanten (certificaat)

2003
Cursus ‘Notuleren op de laptop’ (in-company training van instituut Schoevers)

2003
EHBO-diploma (onderdeel van het BHV-lidmaatschap)

2003
Cursus ‘Perfect Nederlands’ (in-company training van instituut Schoevers)

2003
POP-workshop

2002
Praktisch Leidinggeven (certificaat)

2002
Deelname aan workshop ‘Professioneel Ziekteverzuim begeleiden’(Poortwachter) (bewijs van deelname)

1984
SEPR (geen diploma)

1984
Machineschrijven bij instituut Boelkes (diploma)

Apple
Office 2010

2002-2015
Word 97/2010 vervolg, grote documenten (certificaat)

2001
Word 97 access basis (certificaat)

1999
Word 97 excel (certificaat)
Windows 95, 98, ME, NT
Multimate, Wang

Sociaal, collegiaal, humor, teamplayer, stressbestendig

Fotografie, koken, reizen

Manuela Koelemij is een professionele directie-secretaresse en officemanager. In commerciële ondernemingen, non-profitorganisaties, brancheverenigingen en onderwijsinstellingen is zij inzetbaar.